Privacy Policy for End Users
Last updated: 23 April 2026 · Effective date: 23 April 2026
Short version: When you message a business on Instagram that uses Archam automation (such as a beauty salon), your message is read by an automated assistant to help you book appointments and answer questions. We explain below exactly what data is processed, how long we keep it, and how you can request deletion.
1. About This Policy
This Privacy Policy describes how Archam LLC ("Archam", "we") processes personal data of end users — that is, individuals like you who interact with businesses that use our automation services.
A typical scenario: you send a direct message on Instagram to a beauty salon. The salon uses Archam Salon, our AI-powered booking assistant. Your message is delivered to the salon's Instagram inbox and, with the salon's authorization, also processed by Archam Salon to help the salon respond to you.
2. Who Is Responsible for Your Data
In this context, there are two parties that handle your data:
- The business you're messaging (e.g., the salon) is the primary data controller. They decide what to do with your data (e.g., enter your booking into their CRM).
- Archam LLC acts as a data processor / service provider on the business's behalf. We process your data only as instructed by the business and only for the purposes they've authorized.
For questions about how the specific business uses your data, contact the business directly. For questions about the automated processing performed by Archam, contact us (see Section 9).
3. What Data We Process
When you message a business that uses Archam Salon, we process:
- Your Instagram profile data: your Instagram username and a numeric user ID assigned by Instagram for this specific interaction (called "Instagram-scoped User ID"). We do not receive your email, phone number, date of birth, or other account details from Instagram.
- Content of messages: text of messages you send to the business, and attached media if present
- Metadata: timestamps, message IDs, language detected
- Booking information you provide: if you book an appointment, the name, phone number, preferred date/time, and requested service that you provide during the conversation — stored in the business's booking system (e.g., Altegio)
4. How Your Data Is Used
Your data is used exclusively to:
- Understand your message and generate a helpful response
- Check service availability and free appointment slots
- Create a booking in the business's CRM if you request one
- Send you reminders about your appointment (if you confirmed one)
- Escalate complex or sensitive conversations to a human staff member
We do not use your data for:
- Advertising or marketing by parties other than the business you're interacting with (and only where the business has your consent)
- Training AI models
- Profiling or automated decision-making with legal effect
- Sharing with data brokers or third parties not directly involved in fulfilling your request
5. How Long We Keep Your Data
- Conversation history (messages processed through our system): 30 days by default, unless the business has configured a different retention period
- Booking records: stored in the business's CRM according to the business's retention policy (we do not control this independently)
- System logs (anonymized technical logs): up to 90 days
6. Third Parties Involved
To deliver the automated assistant service, we use:
- OpenAI — for natural language understanding and response generation. Inputs are not retained or used for model training per OpenAI's API data usage policy.
- Meta (Instagram Graph API) — messaging is delivered through Instagram's platform, governed by Meta's Privacy Policy.
- Altegio — the CRM system where your booking (if any) is stored, subject to the salon's configuration.
- Cloudflare, n8n Cloud — infrastructure providers that host our workflow runtime.
7. Your Rights
Under applicable data protection laws (including GDPR where applicable), you have the right to:
- Access the data we hold about you
- Correct inaccurate data
- Delete your conversation data and associated records
- Object to automated processing
- Withdraw consent and request your data be removed from our systems
- Lodge a complaint with a data protection authority
To exercise any of these rights:
- For booking records stored by the salon — contact the salon directly
- For data we process as a service provider — email [email protected]
We respond to data subject requests within 30 days.
8. Data Security
We use industry-standard technical and organizational measures to protect your data:
- TLS encryption for data in transit
- Access controls and authentication for all systems
- Separation of data between different businesses we serve
- Regular security reviews
9. Contact Us
10. Changes
We may update this Policy. The "Last updated" date at the top reflects the most recent revision. For material changes affecting end users, businesses using Archam will notify their customers as appropriate.
Политика конфиденциальности для конечных пользователей
Последнее обновление: 23 апреля 2026 · Дата вступления в силу: 23 апреля 2026
Коротко: Когда вы пишете сообщение бизнесу в Instagram, использующему автоматизацию Archam (например, салону красоты), ваше сообщение обрабатывает автоматический ассистент, чтобы помочь вам записаться и ответить на вопросы. Ниже описано, какие именно данные обрабатываются, как долго они хранятся, и как запросить удаление.
1. Об этой Политике
Настоящая Политика описывает, как Archam LLC («Archam», «мы») обрабатывает персональные данные конечных пользователей — людей вроде вас, взаимодействующих с бизнесами, которые используют наши услуги автоматизации.
Типичный сценарий: вы отправляете сообщение в директ салону красоты в Instagram. Салон использует Archam Salon — наш AI-ассистент записи. Ваше сообщение доставляется в директ салона и, с авторизации салона, также обрабатывается Archam Salon, чтобы помочь салону ответить.
2. Кто отвечает за ваши данные
В этом контексте задействованы две стороны, обрабатывающие ваши данные:
- Бизнес, которому вы пишете (например, салон) — первичный оператор данных. Он решает, что делать с вашими данными (например, сохранить запись в CRM).
- Archam LLC выступает обработчиком данных / поставщиком услуг от имени бизнеса. Мы обрабатываем ваши данные только по поручению бизнеса и только для тех целей, которые он авторизовал.
По вопросам, как конкретный бизнес использует ваши данные, обращайтесь к нему напрямую. По вопросам автоматической обработки, выполняемой Archam, пишите нам (см. раздел 9).
3. Какие данные мы обрабатываем
Когда вы пишете бизнесу, использующему Archam Salon, мы обрабатываем:
- Ваши данные Instagram-профиля: ваш Instagram-username и числовой User ID, назначенный Instagram для этого конкретного взаимодействия (так называемый «Instagram-scoped User ID»). Мы не получаем ваш email, номер телефона, дату рождения или другие детали аккаунта из Instagram.
- Содержание сообщений: текст сообщений, которые вы отправляете бизнесу, и прикреплённые медиа, если есть
- Метаданные: временные метки, ID сообщений, определённый язык
- Информацию для записи, которую вы предоставляете: если вы записываетесь на приём — имя, телефон, предпочитаемые дата/время и услугу, которую вы называете во время разговора — сохраняется в системе записи бизнеса (например, Altegio)
4. Как используются ваши данные
Ваши данные используются исключительно для того, чтобы:
- Понять ваше сообщение и сформулировать полезный ответ
- Проверить доступность услуг и свободные слоты
- Создать запись в CRM бизнеса, если вы об этом просите
- Отправить вам напоминание о записи (если вы её подтвердили)
- Передать сложный или чувствительный разговор живому сотруднику
Мы не используем ваши данные для:
- Рекламы или маркетинга сторонами помимо бизнеса, с которым вы общаетесь (и только если у бизнеса есть ваше согласие)
- Обучения AI-моделей
- Профилирования или автоматического принятия решений с юридическими последствиями
- Передачи брокерам данных или третьим лицам, не участвующим напрямую в выполнении вашего запроса
5. Сколько мы храним ваши данные
- История разговоров (обработанные нашей системой сообщения): по умолчанию 30 дней, если бизнес не настроил другой срок хранения
- Записи о визитах: хранятся в CRM бизнеса согласно его политике хранения (мы не контролируем это независимо)
- Системные логи (обезличенные технические логи): до 90 дней
6. Третьи стороны
Для работы автоматического ассистента мы используем:
- OpenAI — для понимания естественного языка и генерации ответов. Входные данные не сохраняются и не используются для обучения моделей согласно политике использования API OpenAI.
- Meta (Instagram Graph API) — доставка сообщений через платформу Instagram, регулируется Политикой конфиденциальности Meta.
- Altegio — CRM, где хранится ваша запись (если она создана), согласно настройкам салона.
- Cloudflare, n8n Cloud — инфраструктурные провайдеры, обеспечивающие работу нашей среды выполнения.
7. Ваши права
Согласно применимому законодательству о защите данных (включая GDPR где применимо), у вас есть право:
- Получить доступ к данным, которые мы о вас храним
- Исправить неточные данные
- Удалить данные разговора и связанные записи
- Возразить против автоматической обработки
- Отозвать согласие и попросить удалить ваши данные из наших систем
- Подать жалобу в орган по защите данных
Для реализации этих прав:
- По записям в CRM салона — обращайтесь к салону напрямую
- По данным, которые обрабатываем мы как поставщик услуг — пишите на [email protected]
Мы отвечаем на запросы субъектов данных в течение 30 дней.
8. Безопасность данных
Мы применяем отраслевые технические и организационные меры для защиты ваших данных:
- TLS-шифрование при передаче
- Контроль доступа и аутентификация
- Разделение данных между разными бизнесами, которых мы обслуживаем
- Регулярные проверки безопасности
9. Контакты
10. Изменения
Мы можем обновлять эту Политику. Дата «Последнее обновление» вверху отражает последний пересмотр. О существенных изменениях, затрагивающих конечных пользователей, бизнесы использующие Archam уведомят своих клиентов соответствующим образом.